Apakah e-Procurement benar-benar dapat mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas?

Sebelum masuk ke pembahasan dari judul diatas, sebenarnya apa sih e-Procurement itu sendiri? E-procurement adalah pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer lainnya.

E-Procurement menawarkan sebuah sistem pembelian dan penjualan online dengan mengefisienkan proses pengadaan, mengurangi biaya operasi, serta mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. Keuntungan yang dijanjikan oleh e-Procurement meliputi penyederhanaan proses, penghematan uang, waktu, serta beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis (paperless).

E-Procurement sendiri di Indonesia banyak digunakan di lembaga-lembaga pemerintahan, BUMN, serta NGO untuk mengadakan tender paket-paket pekerjaan, seperti Departemen Pekerjaan Umum, salah satu departemen yang paling sering mengadakan e-Procurement. NGO seperti ADB, World Bank, dsb pun mengadakan tender proyek dengan menggunakan e-Procurement. Tetapi kembali lagi kepada pertanyaan diatas, apakah e-Procurement benar-benar dapat mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas?

Baily menjelaskan dalam the five rights of e-Procurement, bahwa untuk mencapai hasil yang maksimal, e-Procurement harus:

  • At the right place.
  • Delivered at the right time.
  • Are of the right quality.
  • Of the right quantity.
  • From the right source.

Jika penerapan e-Procurement sudah tepat atau setidaknya memenuhi kriteria apa yang dikatakan oleh Baily diatas, maka efisiensi biaya yang diharapkan dengan adanya e-Procurement pasti akan bisa tercapai. Lalu, akan timbul pertanyaan berikutnya. Efisiensi seperti apa sih yang ditawarkan oleh e-Procurement?

Menurut resolute.com.au, efisiensi yang ditawarkan oleh e-Procurement antara lain:

  • The Elimination of Administrative Costs. Penerapan e-Procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless). Dengan adanya proses yang paperless, akan mengalihkan beban adminstrasi bagi staf dan mengotomatiskan pekerjaan kunci sehingga menghemat waktu mereka. Dengan adanya penghematan waktu tentu akan mempercepat proses bisnis dan akan berdampak pada penghematan biaya karyawan.
  • Reduced Purchase Costs. Mengapa e-Procurement dikatakan dapat memangkas biaya pembelian? Ketika bertransaksi dengan pemasok secara elektronik, pemasok akan menjadi lebih sering memberikan diskon karena biaya administrasi mereka lebih rendah.
  • Reduced Purchase Cycle Time. Dengan sistem pengadaan yang tradisional, waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat. Hal ini disebabkan oleh persyaratan-persyaratan tertulis yang harus ditangani secara manual oleh satu orang atau lebih. Dengan e-Procurement pekerjaan semacam ini bisa di otomatisasi. Sehingga siklus pengadaan hingga selesai akan jauh lebih cepat.
  • Reduced Order Error Rate. E-procurement dapat mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Hal ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada waktu pemesanan.

Selain itu e-Procurement juga memberikan manfaat-manfaat sebagai berikut:

  • Greater Management Control. Dengan e-Procurement, akan lebih mudah untuk melakukan pemantauan, karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan terintegrasi secara otomatis.
  • User Compliance. Pada sistem pengadaan tradisional, permintaan tertulis sangat menyita waktu dan mudah mengalami penundaan-penundaan ketika permintaan tersebut melalui proses persetujuan yang tidak membutuhkan perhatian banyak pengguna. Dengan e-Procurement, pengguna dapat dengan cepat menyelesaikan pesanan pada layar dengan interface yang user-friendly. Selain itu, mereka dapat melacak perkembangan pesanan mereka pada tahap manapun dari rantai persetujuan dan dapat diinformasikan secara elektonik untuk pengiriman barang dari pemasok.
  • Knowledge Workers. Dengan adanya e-Procurement, para karyawan tidak lagi terbebani dengan pekerjaan-pekerjaan administratif seperti mengisi dan menyampaikan form-form, karena semuanya terkomputerisasi dan para karyawan diberi informasi untuk mengelola pengadaan tersebut, sehingga mengubah karyawan menjadi knowledge workers serta menghasilkan produktivitas yang lebih baik lagi.

Kesimpulan…

Dengan penerapan e-Procurement yang tepat guna, maka akan dapat mengurangi biaya-biaya yang sebelumnya muncul pada sistem pengadaan secara tradisional. Selain itu proses pengadaan juga akan lebih cepat dan transparan, serta proses bisnis perusahaan akan lebih cepat dan optimal, sehingga akan menghasilkan profit yang lebih besar.

Referensi: http://ebisnis.wordpress.com/materi/e-procurement/; http://emarketplace.lgaq.asn.au/lgaq/resources/e-Marketplace/e-procurement%20Benefits.doc; http://www.depperin.go.id/ind/publikasi/berita_psb/2008/2008472.HTM; http://www.wartaeproc.com/; http://www.epiqtech.com/e-procurement.htm

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s